Олег Чубаренко, директор департаменту правового забезпечення та бухгалтерського обліку мережі магазинів РОСТ, розповідає RAU про те, як зекономити час і ресурси при впровадженні електронного документообігу, і чому це питання зараз дуже актуальне для всіх українських ритейлерів.
Впровадження відбувалося під час активних бойових дій на Харківщині
Не будемо приховувати, що в лютому 2022 року весь бізнес тримався на чесному слові. Тут не те що б, EDI не працював, а й про паперові документи взагалі мови не було. З березня до липня ми налагоджували та систематизували постачання. Більшість постачальників не доставляли в Харків. Робота фактично зупинилась, тому був проміжок часу, коли про розвиток та нові впровадження навіть не йшлося.
Працювати з паперовими документами було дуже складно. Пошта їздила нерегулярно, тож опрацювання та підписання документів відбувалось із величезними затримками. Неможливо було також провести звіряння документів у двосторонньому порядку — частина документів партнерів була знищена чи загублена. Це був ще один дзвіночок, що необхідно повертатися до ідеї комплексного впровадження системи EDI. Папірці — це минуле століття.
Процес відмови від паперу в бізнес-процесах почався з переходу з класичних касових апаратів на цифрові. В компанії їх близько 450. Перехід виявився простим та економічно вигідним. Ми суттєво зекономили кошти на самих апаратах та сервісному обслуговуванні, а це десятки тисяч гривень. Спершу перевели непродовольчу групу товарів, з часом почали перехід і в супермаркетах. Технічна частина програми дописувалась під наші особливості. Загалом перехід зайняв близько трьох місяців. Зараз ми відкриваємо нову мережу міні-маркетів, які працюють виключно на цифровій касі.
Паралельно з переходом на програмні каси, ми почали освоювали електронний документообіг. Процес реєстрації у сервісі зайняв орієнтовно сім хвилин. Першими цифровими документами у нас були акти наданих послуг. Зараз ми вже доопрацьовуємо підтвердження замовлення та сповіщенням про відгрузку товару. Тестуємо видаткову накладну та КЕП.
Олександр Кустреюк, керівник сервісу обміну електронними даними в ритейлі Вчасно.EDІ: «Українські ритейлери вже досить давно успішно користуються налагодженим процесом обміну інформацією між постачальником та торговою мережею. Проте деякі процеси все ще залишаються в папері. Наприклад, обмін інформацією між мережею магазинів та постачальниками про поставку товарів відбувається в електронному вигляді, але підписуються друковані накладні. Це суттєво сповільнює процес постачання, адже паперові документи можуть загубитися чи в них будуть помилки.. Особливо в нових умовах сьогодення, коли логістика ускладнена»
Паперовий архів ритейлу — це сотні складських квадратних метрів
Без перебільшень, документи займали окремі кабінети та склади. Знайти швидко потрібну документацію практично неможливо. Плюс, це додаткові витрати за утримання приміщень. Орієнтовно 70 грн за 1 кв. м — з електронним архівом ми ці кошти заощаджуємо, а не витрачаємо. Під час війни існує ще й високий ризик знищення цих приміщень. А це тягне за собою заблоковані податкові накладні, які розблокувати досить складно і як наслідок — втрачений податковий кредит. Ба більше, якщо невчасно зареєструвати податкову накладну — це штраф.
Чому видаткова, а не прибуткова накладна зручніша для ритейлу
Насправді тут все просто. По-перше, це юридично правильний процес. Тобто, скажу як юрист: не може видаткова накладна створюватись покупцем. Так, такий процес існує, але він неправильний. По-друге, створити та опрацювати цей документ значно швидше. Плюс, на майбутнє, так зручніше буде працювати з е-ТТН. З прибутковою накладною це взагалі нелогічно — умовно, господарська операція вже відбулася, товар приїхав і тільки тоді мережа відправляє накладну. Так не має бути. Взагалі, ми перша мережа у Харкові, що працює з видатковою накладною. Сподіваємось, що це послугує гарним прикладом для інших як оптимізувати свої бізнес-процеси.
Платіжний автомат, який буде залежати від накладних в електронному вигляді
У нас є облікова система та платіжний календар. В рамках якого існує надходження товару за прибутковою накладною, в залежності від договору з постачальником. Договір та рахунок виставляється автоматично в платіжному календарі для бухгалтера. Також в календарі складається кількість платежів та відбувається звіряння. Всім цим процесом займається окремий співробітник. Вже зараз ми впроваджуємо автозвіряння в електронному вигляді. Інтегрували нашу облікову систему зі Вчасно, що дозволить нам в короткі терміни підключити всіх постачальників для обміну електронними документами. Це дасть можливість формувати коректні акти, а також швидко формувати акти звірки, коли це необхідно — зазвичай це раз в місяць.
Робота з електронними ключами
Бізнес активно готується до впровадження е-ТТН і вже задумується про те, як працювати з електронними цифровими підписами. Так, як у нас в процесі є розхідна накладна, то в принципі вона буде вже підготовкою до великого масштабного проєкту з державою. Матеріально-відповідальні особи зможуть мати ЕЦП, а ми відповідно зможемо нормально працювати і управляти тими ключами, навіть за умови великої плинності кадрів. Наприклад, в прийомці товару, в магазинах люди міняються доволі часто. Тому зручно обрати саме хмарний підпис, який дозволяє керувати ключами співробітників, бачити перелік ключів, які видані в компанії та коли вони закінчуються. За необхідності, є можливість їх видаляти та швидко отримувати нові. Загалом, процедура отримання ключа проста: заповнюємо коротку анкету, завантажуємо документи співробітника та наказ, статутні документи компанії і все — далі тільки аутентифікація і видача ключа.