«Моё дело начиналось так зажигательно, а сейчас это оно сжирает все мои силы, время и нервы!»
«Мой бизнес – это ком бесконечных вопросов по телефону, мессенджерам, электронной почте…Я трачу до 14 часов в день, чтобы ответить на всё!»
«Я – собственник кафе, но целыми днями занимаюсь какой-то ерундой: отвечаю на звонки, договариваюсь с грузчиками, веду собеседования!»
Предпринимателей, которые готовы подписаться хотя бы под одной из этих фраз огромное количество, кто-то недавно начал бизнес, а кто-то работает так годами. Всех их объединяет убеждение, что отключись они от прямого управления своим бизнесом, компания точно развалится, сотрудники разбегутся, и всё – здравствуй, банкротство!
Выходить из операционного управления бизнесом можно, и нужно, иначе ваше предприятие никогда не вырастет, пишет Rusability.ru. Пока вы тонете в рутине бесконечных мелких задач, ваши конкуренты пишут годовую стратегию и разрабатывают чёткий план по увеличению прибыли.
Вот 6 шагов, с чего начать и как прийти к тому, о чем вы мечтали, когда открывали бизнес: путешествиям, прогулкам с семьей, личным хобби и увлечениям.
Первое – осознайте: «зачем это вам»
Вы должны понять, что дальше так продолжаться не может и поставить себе цель – какой вы видите свою жизнь. Может быть, у вас есть идеи для нового бизнеса, но вы не находили на них время. Или вы мечтаете посетить минимум 7 азиатских стран. Возможно, вы увлекаетесь регатой, и хотите принимать участие в международных соревнованиях. Без чёткой цели результата не будет.
Второе – выходите из ручного управления постепенно
Проанализируйте ситуацию, в первую очередь оцените сотрудников, насколько они готовы взять на себя ответственность, хватает ли им профессионализма, чтобы решить все вопросы без вас и вашей помощи.
Затем проработайте показатели эффективности, по которым вы будете оценивать их работу удаленно. Для каждого бизнеса они свои, подумайте, что в вашем деле наиболее ярко отображает то, насколько успешно идут дела.
Дайте инструкцию сотрудникам, как принимать решения в той или иной ситуации, чем более развёрнутой и чёткой будет инструкция, тем выше вероятность, что люди смогут принимать правильные решения без звонка вам. Разделите полномочия и задачи, лучше их отразить письменно, чтобы каждый человек в вашей компании понимал, за что он отвечает и что входит в его должностные обязанности.
Если вы в начале развития бизнеса выстроили эту систему, тогда вам будет проще выйти из операционного управления. Тем, кто сам рулил каждым процессом в течение многих лет, потребуется больше времени, чтобы делегировать задачи.
Третье – учтите человеческий фактор
Создайте систему распределения задач, чтобы обязанности внезапно ушедшего сотрудника плавно распределились по оставшимся участникам рабочего процесса.
Выход одного человека из команды не должен быть стрессом для остальных. Распишите все рабочие процессы так, чтобы любой вновь пришедший человек мог легко понять, что от него требуется. Желательно, чтобы на каждую должность был свод правил, тогда новичок поймёт: кому он подчиняется, какие у него стандарты работы, KPI, как принимать решения, к кому обращаться за помощью, какие отчёты и когда сдавать. Все это значительно сокращает сроки адаптации нового сотрудника, увеличивая его эффективность.
Четвёртое – разработайте стратегию компании
Обычно стратегия пишется раз в год. Начинается она с постановки целей. Желательно, чтобы в процессе написания участвовала вся команда, так вы сможете лучше узнать все рабочие тонкости, а также поставить цели, с которыми будет согласен каждый сотрудник, тем самым повысить личную вовлеченность в их достижение.
Далее цели разбиваются на задачи. Каждой задаче нужно присвоить срок, метрику, чтобы понять, что она выполнена, и назначить ответственных за её выполнение.
В течение года нужно устраивать стратегические сессии с руководителями, обсуждать, какие цели выполнены, а какие нет, и главное почему. Не бойтесь корректировать цели, возможно, вы ошиблись при их постановке, или ситуация на рынке изменилась, может быть, сыграл человеческий фактор, главное, найти причину и внести изменения в стратегию.
Пятое – распределите годовой бюджет
Чем более детально вы распишете все предстоящие расходы, тем слаженнее будет работа. Если вы планируете расширять компанию, учтите, что увеличится фонд оплаты труда, маркетинговые расходы, расходы на новые офисы, технику и прочее. Желательно сделать бюджет в трех вариантах: оптимистичный, реалистичный и пессимистичный. При быстром росте, несмотря на кратный рост оборота, растут и расходы. В какой-то момент расходы могут превысить доходы, может возникнуть кассовый разрыв. Продумайте заранее, откуда вы будете брать эти средства. Тогда вам не придётся вовлекаться в решение этих вопросов в течение года.
Шестое – выберете и тщательно подготовьте человека, который возглавит компанию
Зачастую собственник так спешит отключиться от текучки и уехать на заслуженный отдых, что передаёт все дела наёмному управляющему слишком быстро.
Неподготовленный человек получает информацию и не знает, что с ней делать.
Вы должны понимать, что даже полностью включив вашего заместителя в процессы, вам всё равно нужно уделять время вашему бизнесу, отслеживая ключевые показатели.
Также важно не терять связь с командой, например, участвовать в тимбилдингах, выездных мероприятиях, общаться с сотрудниками, обсуждать планы компании. Так вы покажете, что вы все еще в деле, вас интересует, как живут ваши сотрудники, и вы готовы помочь.
Нельзя точно сказать, сколько времени нужно на прохождение всех этапов, всё зависит от вас, текущего положения дел, о того, насколько осознанные люди сейчас у вас работают. Главное, поставить цель и помнить, что когда вы пройдёте все 6 этапов, у вас появится время на то, о чем вы мечтали, открывая своё дело!