Электронный документооборот – неотъемлемая часть успеха вашего бизнеса

17.09.2018 Костянтин Гордієвський

В эпо­ху гло­баль­ной интер­не­ти­за­ции нужно идти в ногу со вре­ме­нем. При этом необ­хо­ди­мо чув­ство­вать себя без­о­па­сно.  Оль­га Вислав­ных — руко­во­ди­тель отде­ла кон­сал­тин­га по реше­ни­ям EDI&ECM на рос­сий­ском и украин­ском рын­ках COMARCH S.A. рас­ска­за­ла, как рабо­та­ет в Украи­не систе­ма эле­ктрон­но­го доку­мен­то­обо­ро­та, а также какие гаран­тии и преи­му­ще­ства от неё полу­ча­ет кли­ент.

На пути эле­ктрон­но­го доку­мен­то­обо­ро­та, его вне­дре­ния в Украи­не, Вы факти­че­ски явля­е­тесь пер­во­про­ход­цем и в этом сегмен­те рабо­та­е­те 12 лет, прав­да?

- Да, но ещё 10 лет назад это было очень сло­жно. Ино­гда в ком­па­нию нужно было спе­ци­аль­но поку­пать ком­пью­тер для целей вне­дре­ния эле­ктрон­но­го доку­мен­то­обо­ро­та. Досту­пность и каче­ство интер­не­та в нача­ле 2000 годов ещё был про­бле­мой, хотя сей­час в это тру­дно пове­рить.

Читати ще

Но давай­те все-таки оста­но­вим­ся на сего­дня­шнем дне и на днях гря­ду­щих. Мно­гие навер­ня­ка слыша­ли о таком поня­тии как эле­ктрон­ный доку­мен­то­обо­рот, но, что это такое на самом деле мало кто пони­ма­ет. Давай­те рас­ста­вим все точки над «і» и рас­ска­жем деталь­нее, что явля­ет собой EDI, в чем его преи­му­ще­ства, чем отли­ча­е­тся от обычно­го доку­мен­то­обо­ро­та и так далее.

- Эле­ктрон­ный доку­мен­то­обо­рот – это пре­жде все­го обмен дан­ными между ком­па­ни­я­ми, между систе­ма­ми ком­па­ний. Преи­му­ще­ства от вне­дре­ния EDI полу­ча­ем тогда, когда наши систе­мы друг с дру­гом «гово­рят» на одном языке и для того, что­бы они все же заго­во­ри­ли на одном языке, суще­ству­ют опе­ра­то­ры эле­ктрон­но­го доку­мен­то­обо­ро­та.

Поста­ра­юсь лег­ко и досту­пно объя­снить, как это прои­схо­дит на пра­кти­ке: Я явля­юсь про­дав­цом, а мой пар­тнер явля­е­тся поку­па­те­лем. Моя вну­тре­н­няя уче­тная систе­ма может выгру­зить заказ в фор­ме ква­дра­та. А мой поку­па­тель может при­нять этот заказ толь­ко в фор­ме тре­у­голь­ни­ка или ром­ба. Я не могу настроить фор­ма­ты под каждо­го пар­тне­ра. Осо­бен­но если это каса­е­тся тор­гов­ли: тор­го­вых сетей, эле­ктрон­ной ком­мер­ции и так далее, когда речь идет о сотнях пар­тне­ров и разли­чных осо­бен­но­стях ком­па­ний. Но сей­час мы (опе­ра­тор эле­ктрон­но­го доку­мен­та обо­ро­та) можем с ква­дра­та сде­лать, услов­но, любую фигу­ру. Мы стру­кту­ри­ру­ем про­цес­сы, отхо­дим от лишне­го рабо­че­го тру­да и помо­га­ем систе­мам пар­тне­ров «гово­рить» друг с дру­гом и «пони­мать» друг дру­га. 

В каких сегмен­тах вне­дре­ние EDI может при­не­сти макси­маль­ную поль­зу?

- Сей­час самым востре­бо­ван­ным эле­ктрон­ный доку­мен­то­обо­рот явля­е­тся в тор­гов­ле. Он покрыва­ет весь цикл от зака­за до закрытия сдел­ки. Основ­ное преи­му­ще­ство его в том, что это очень упро­ща­ет и опти­ми­зи­ру­ет про­цесс купли-про­да­жи. Ведь коли­че­ство доку­мен­тов в дан­ных гра­ж­дан­ско-пра­во­вых дого­во­рах неве­ро­я­тно боль­шое. Также уже к систе­ме под­клю­чи­лись бан­ков­ские учре­жде­ния, логи­сти­ка, FMCG. Есть при­ме­ры пол­но­го отка­за от бума­жной цепо­чки. Мы можем дока­зать, что на сего­дня­шний день заклю­че­ние сдел­ки без пре­до­став­ле­ния бума­жных копий абсо­лю­тно реаль­но.

Для нагля­дно­го пред­став­ле­ния основ­ных про­цес­сов, кото­рые может покрывать эле­ктрон­ный доку­мен­то­обо­рот пре­дла­гаю посмо­треть на схе­му: 

  

По сред­ствам эле­ктрон­но­го доку­мен­то­обо­ро­та заказ­чик ста­но­ви­тся макси­маль­но уве­дом­лен­ным о всём цикле сдел­ки. К при­ме­ру, если зака­за­но 10 шоко­ла­дных кон­фет, а на скла­де ока­за­лось толь­ко 9, то заказ­чик узна­ет об этом ранее, чем полу­чит свой заказ и это не будет для него непри­я­тным сюр­при­зом. Ведь заказ­чик все­гда рас­счи­тыва­ет запол­нить все места на пол­ках сво­е­го мага­зи­на. Сво­ев­ре­мен­ное пре­ду­пре­жде­ние о недо­ста­че како­го-либо това­ра у одно­го постав­щи­ка, дает возмо­жность заказ­чи­ку сде­лать доза­каз у дру­гой ком­па­нии. Так, уро­вень поте­рян­ных про­даж тор­го­вой сети зна­чи­тель­но пада­ет.

Все­гда видны и уве­дом­ле­ния о при­ем­ке и об отгруз­ке – это зна­чит, что на скла­дах, перед тем как при­е­дет маши­на, люди уже зна­ют, сколь­ко дан­но­го това­ра при­е­дет. Это не ручное вби­ва­ние, это не ожи­да­ние несколь­ко часов, пока маши­на будет разгру­же­на, пока опе­ра­тор все вру­чную вне­сет в систе­мы, пока товар пере­счи­тыва­е­тся. В сре­днем про­цесс при­е­ма това­ра сокра­ща­е­тся на 20-30 минут. В общем, бла­го­да­ря все­му это­му также можно вычи­слить и про­ана­ли­зи­ро­вать, какие про­цес­сы в сдел­ке некор­ре­ктно рабо­та­ют, и соо­твет­ствен­но в этих направ­ле­ни­ях вне­дрять опти­ми­за­цию и мони­то­ринг.

Все накла­дные: нало­го­вая и товар­ная, акты свер­ки, акты выпол­нен­ных работ, реги­стра­ция – это всё пере­хо­дит в юри­ди­че­ски зна­чи­мый эле­ктрон­ный доку­мен­то­обо­рот. На бума­ге оста­е­тся толь­ко доку­мент, кото­рый сопро­во­жда­ет води­те­ля. К сожа­ле­нию, без под­твер­жде­ния това­ра, какой он везет, и цели пока не обой­тись.

Любая ком­па­ния может быть Вашим кли­ен­том или есть опре­де­лен­ные тре­бо­ва­ния?

- На самом деле, да, любая ком­па­ния. А как ком­па­ния смо­жет это орга­ни­зо­вать зави­сит толь­ко от неё, от её моти­ва­ции дви­га­ться в ногу со вре­ме­нем, и от того, как она сама пони­ма­ет, что ей это выго­дно.  А нам, в свою оче­редь, выго­дно под­клю­чать боль­шее коли­че­ство ком­па­ний, что­бы макси­маль­но пере­ве­сти бума­жный доку­мен­то­обо­рот в эле­ктрон­ный. Что вли­я­ет поло­жи­тель­но не толь­ко на резуль­та­ты отдель­ных ком­па­ний, но и эффе­ктив­но­сти эко­но­ми­ки в целом.

Поче­му для подав­ля­ю­ще­го коли­че­ства ком­па­ний этот про­цесс огра­ни­чи­ва­е­тся толь­ко вхо­дом на спе­ци­аль­ные при­ло­же­ния?

Все зави­сит от зре­ло­сти ком­па­нии и коли­че­ства доку­мен­тов, с кото­рыми мы рабо­та­ет. Мы ста­ра­ем­ся вести обра­зо­ва­тель­ную рабо­ту, инте­гри­ро­вать разные систе­мы. Неко­то­рые опа­са­ю­тся, вне­дря­ют толь­ко самые лег­кие эле­мен­ты и оста­ю­тся на этом эта­пе.  Мно­гие ком­па­нии не нахо­дят вре­ме­ни, что­бы при­ло­жить уси­лия для тако­го рыв­ка, кото­рый в даль­ней­шем зна­чи­тель­но облег­чит рабо­ту сотру­дни­ков.  Есть все-таки какой-то мен­таль­ный страх перед чем-то суще­ствен­но новым, хотя на рын­ке мы уже актив­но рабо­та­ем более 12 лет.

Мы про­во­дим актив­ную обра­зо­ва­тель­ную рабо­ту, повто­рюсь. Мы рас­ска­зыва­ем, что у нас есть логи­сти­че­ский опе­ра­тор, то есть, если нам сде­ла­ли заказ на постав­ку, мы этот товар и упа­ко­выва­ем. Если есть какой-то момент дезин­те­гра­ции, то нам не нужно зво­нить и дол­го решать про­бле­му, мы отправ­ля­ем эле­ктрон­ный доку­мент, где ука­зыва­ем логи­сту: «возьми товар А, поло­жи на место 1,2,3, доста­вь к тако­му-то вре­ме­ни, опре­де­лён­но­му кли­ен­ту».  И это всё в эле­ктрон­ном виде и всё четко отсле­жи­ва­е­тся – это также явля­е­тся инстру­мен­том про­зра­чно­сти, исклю­ча­ю­щим кор­ру­пци­он­ные схе­мы. Таким обра­зом атмо­сфе­ра между пар­тне­ра­ми улу­чша­е­тся. Спо­ров и кон­фли­ктных ситу­а­ций ста­но­ви­тся зна­чи­тель­но мень­ше, ведь мы можем про­кон­тро­ли­ро­вать весь про­цесс, поднять исто­рию. А даже если и слу­ча­е­тся какой-то спор, то его реше­ние также упро­ща­е­тся, по срав­не­нию со слу­ча­я­ми, кото­рые быва­ют в бума­жной цепо­чке доку­мен­то­обо­ро­та.

Как пока­за­ла пра­кти­ка, очень мно­го вре­ме­ни у сотру­дни­ков отни­ма­ет толь­ко поиск кон­кре­тно­го доку­мен­та, пере­би­ра­ние бумаг и так далее. С EDI-техно­ло­ги­я­ми этот про­цесс ниве­ли­ру­е­тся, с помо­щью него можно очень быстро поднять архи­ви­ро­ван­ный исто­ри­че­ский доку­мент.

Какая все-таки цена вопро­са?

- Всё зави­сит от того, насколь­ко глу­бо­ко мы хотим делать инте­гра­цию.  Если мы дела­ем самые эле­мен­тар­ные сое­ди­не­ния, то это або­не­мент­ские опла­ты, кото­рые рас­счи­тыва­ю­тся в зави­си­мо­сти от коли­че­ства доку­мен­тов.

А самую мини­маль­ную цену може­те назвать?

Ну, напри­мер, 100 доку­мен­тов в месяц стоит поряд­ка 200 гри­вен. На самом деле, для ком­па­нии – это вооб­ще не день­ги.  Соо­твет­ствен­но, с коли­че­ством доку­мен­тов растет и цена. Также на цену вли­я­ет вид паке­та.

Ваши­ми кли­ен­та­ми явля­е­тся доста­то­чно мно­го изве­стных украин­ских ком­па­ний, какие наи­бо­лее успе­шные про­е­кты?

Да, мы рабо­та­ем с око­ло 60 сетя­ми и око­ло 3000 постав­щи­ков. Это как локаль­ные, так и между­на­ро­дные пред­став­ле­ния.

Самое тесное и дли­тель­ное сотру­дни­че­ство у нас состо­я­лось с «Метро Кеш энд Кэр­ри Украи­на». В частно­сти, мы явля­ем­ся цен­траль­ным опе­ра­то­ром эле­ктрон­но­го доку­мен­то­обо­ро­та дан­но­го ритей­ле­ра, а также сотру­дни­ча­ем на локаль­ных рын­ках ком­па­нии.

Ещё в 2005-2006 году мы начи­на­ли обра­зо­ва­тель­ный про­цесс, под­клю­ча­ли к EDI постав­щи­ков, объя­сня­ли, что это такое, зачем это нужно. А в 2016 году мы закрыли пол­но­стью в про­ду­ктив­ном режи­ме всю цепо­чку – мы отка­за­лись от бума­ги, кро­ме, как гово­ри­лось, сопро­во­жда­ю­ще­го доку­мен­та маши­ны.

Стоит отме­тить, что всё подле­жит систем­но­му кон­тро­лю: реги­стра­ция нало­го­вой накла­дной, соо­твет­ствие доку­мен­тов, нали­чие под­пи­сей и, таким обра­зом, день­ги постав­щи­ку попа­да­ют быстрее.  А сотру­дни­ки могут сосре­до­то­чить свои уси­лия на более важных или даже кре­а­тив­ных зада­чах в сво­ей ком­па­нии.

А теперь о без­о­па­сно­сти. Мы уже стал­ки­ва­лись с хакер­ски­ми ата­ка­ми, с виру­са­ми, вспом­ним толь­ко недав­ний вирус Petya, как дей­ство­вать в таких ситу­а­ци­ях?

У нас есть секрет. Вирус Petya нас ника­ким обра­зом не затро­нул.

Как же вы защи­ща­е­тесь, ведь за эти 12 лет через Вас про­шло неве­ро­я­тное коли­че­ство доку­мен­тов?

Бла­го­да­ря тому, что часть какой-то доку­мен­та­ции, исто­рии между пар­тне­ра­ми была пере­ве­де­на в эле­ктрон­ную фор­му, она была в наших систе­мах. Таким обра­зом ком­па­нии, кото­рые постра­да­ли от виру­сной ата­ки, могли через нашу систе­му про­смо­треть все свои архив­ные дан­ные, а также вос­ста­но­вить их.  В нашей ком­па­нии обе­спе­че­ние без­о­па­сно­сти стоит на самом высо­ком уров­не и явля­е­тся глав­ным при­ори­те­том. Ваше дове­рие Comarch – это гаран­тия Вашей без­о­па­сно­сти.  Наш дата-центр нахо­ди­тся в нашей штаб-квар­ти­ре – в Кра­ко­ве. Уро­вень защи­щён­но­сти дата-цен­тров – это 3-4 уро­вень, мы посто­ян­но про­хо­дим сер­ти­фи­ка­цию, у нас нало­же­на охра­на зда­ния, даже есть своя систе­ма энер­го­сна­бже­ния, если цен­траль­ная город­ская систе­ма не спра­ви­тся со сво­ей зада­чей или будут какие-то пере­бои. Также у нас спе­ци­аль­ная систе­ма пожар­ной без­о­па­сно­сти, ведь у нас хра­ня­тся дан­ные доста­то­чно кру­пных наших кли­ен­тов.

Мы пре­до­став­ля­ем услу­ги не толь­ко эле­ктрон­но­го доку­мен­то­обо­ро­та в тор­гов­ле, мы рабо­та­ет во всех отра­слях эко­но­ми­ки: у нас хра­ня­тся дан­ные бан­ков, нас посто­ян­но ауди­ти­ру­ют. Более того, я – как сотру­дник, не попа­ду в ком­па­нию без спе­ци­аль­ной кар­ты досту­па. Тер­ри­то­рия наших зда­ний ого­ро­же­на и нахо­ди­тся под посто­ян­ной охра­ной.

А мно­го за 12 лет было попыток хакер­ских атак?

Да, они пери­о­ди­че­ски суще­ству­ют. В ком­па­нии Comarch есть отдель­ная коман­да про­фес­си­о­на­лов, кото­рые спе­ци­а­ли­зи­ру­ю­тся исклю­чи­тель­но на систе­ме без­о­па­сно­сти, поэто­му наши систе­мы наде­жно защи­ще­ны и про­ду­ма­ны. Допол­ни­тель­ным эле­мен­том без­о­па­сно­сти явля­ю­тся резерв­ные пла­ны по защи­те и резерв­ные дата-цен­тры.

Что Вы посо­ве­ту­е­те ком­па­ни­ям, что­бы они могли себя обе­зо­па­сить в разных ситу­а­ци­ях, к при­ме­ру, в слу­чае сбоя систе­мы, полом­ки ком­пью­те­ров, сбоя в энер­го­сна­бже­нии?

В пер­вую оче­редь, вну­три ком­па­нии дол­жна быть нала­же­на эле­мен­тар­ная обра­зо­ван­ность в вопро­се защи­щен­но­сти: быва­ют слу­чаи, когда пароль от како­го-то акка­ун­та что-то подо­бное цифрам «1,2,3,4» и к тому же, эта инфор­ма­ция висит на стен­ке для все­об­ще­го обо­зре­ния или весь отдел поль­зу­е­тся одни­ми дан­ными досту­па к акка­ун­ту с доку­мен­та­ци­ей, не все­гда с дол­жным обра­зом под­хо­дят к исполь­зо­ва­нию ЭЦП …думаю таких момен­тов можно пере­чи­слить мно­го. Уже боль­шим шагом будет не допу­скать таких инци­ден­тов. С точки зре­ния вне­дре­ния эле­ктрон­но­го доку­мен­то­обо­ро­та я реко­мен­дую для инте­гра­ци­он­ных сое­ди­не­ний выби­рать транс­порт­ные про­то­ко­лы с высо­ким уров­нем без­о­па­сно­сти, а в слу­чае исполь­зо­ва­ния веб-при­ло­же­ний - сле­дить за досту­пом к доку­мен­та­ции и акка­ун­там с чув­стви­тель­ными дан­ными сотру­дни­ков, осо­бен­но это каса­е­тся юри­ди­че­ски зна­чи­мых доку­мен­тов.

Для уто­чне­ния дета­лей и под­клю­че­ния обра­щай­тесь в слу­жбу под­держ­ки Comarch EDI Service Desk по теле­фо­ну – 0 800 300 142, либо  на эле­ктрон­ный адрес edi@comarch.com.ua  Допол­ни­тель­ную инфор­ма­цию о систе­ме B2B Network и ком­па­нии COMARCH Вы смо­же­те най­ти на сай­те – https://www.comarch.ru/trade-and-services/data-management/e-invoicing/