Автоматизація покликана підвищувати ефективність діяльності та сприяти збільшенню прибутку. Але якщо не продумати її заздалегідь, автоматизована система може стати безглуздою статтею витрат і навіть поставити бізнес під удар.
Фахівці із цифрової трансформації великого бізнесу виділили топ-5 помилок, яких можна і потрібно уникнути при автоматизації роздрібного магазину. Коли торгові компанії вперше вирішують взятися за автоматизацію і впровадити інформаційну систему, вони нерідко роблять одні й самі помилки. RAU пропонує ознайомитися з найпоширенішими.
Купівля системи “на виріст”
Купувати щось на виріст завжди погана ідея, і автоматизації це, на жаль, теж стосується. Досить часто компанії переоцінюють власні сили та купують дорожчі IT-рішення, ніж ті, що вони можуть собі дозволити. Логіка тут проста: якщо ми вже взялися за автоматизацію, то давайте одразу поставимо найпросунутішу систему, яка буде служити нам вірою і правдою протягом багатьох років. Несумлінні постачальники автоматизованих рішень просувають цю саму ідею. Але це небезпечний підхід.
Автоматизація – не одинична подія, не впровадження ідеальної системи раз і назавжди, а процес оновлення і цифровізації нових бізнес-процесів, що ніколи не припиняється. Автоматизація має зростати разом із бізнесом. Замість того, аби брати непотрібні кредити, починати краще з автоматизації базових функцій і процесів, а вже потім крок за кроком доопрацьовувати систему відповідно до потреб компанії.
Вибір системи без урахування масштабування
Нерідко зустрічається і протилежна ситуація, коли компанія купує систему у повній відповідності до поточних масштабів магазину і не закладає в проєкт автоматизації майбутнє зростання. Щоб при розширенні бізнесу та відкритті нових торгових точок щоразу не починати автоматизацію “з нуля”, впроваджуючи повністю нову систему замість старої, можливість масштабування має бути закладена у проєкт із самого початку.
Насамперед це означає, що при автоматизації потрібно вибирати ті технології, які в майбутньому дозволять легко оновлювати існуючі рішення на інформаційні продукти вищого класу. Другий спосіб гарантувати легке масштабування — з першого дня дбати про якість і грамотну структуризацію даних.
Відсутність контролю якості даних
В основі будь-якої інформаційної системи лежить обробка вхідних довідкових та облікових даних. Якщо ці дані були сформовані без єдиних правил і регламентів, вони з великою ймовірністю містять помилки чи дублюють одне одного. Для сфери торгівлі – це по-справжньому велика проблема та найчастіша причина пересортиці товарів.
Ось класичний приклад: продавець заводить в систему позиції “пакет апельсинового соку 1 л”, “пакет соку, апельсин, 1Л” і “апельсиновий сік, 1000 мл”. Людина розуміє, що йдеться про один і той же товар, але автоматизована система сприймає все це як три різні номенклатурні позиції.
Нерідко така ситуація виникає в результаті роботи з кількома постачальниками, які привозять до магазину той самий продукт: співробітник, який відповідає за приймання товару, копіює назви з накладних замість того, щоб оперувати єдиним найменуванням.
Відсутність належного аналізу продажів
«Брудні» дані та дублювання номенклатурних позицій згодом не дозволять керівникам розібратися у власних продажах та проаналізувати результат торговельної діяльності. Але що дивно, не всі компанії в принципі замислюються про таку потребу.
Однією з головних переваг використання автоматизованих систем є можливість провести ретельний аналіз великих даних і зрозуміти, які саме товари користуються найбільшим попитом. На основі такої аналітики менеджери можуть запускати маркетингові акції, усвідомлено працювати з підбором аналогів тих чи інших позицій та суттєво збільшувати обсяги продажу. Якщо у торгової компанії відсутня культура аналізу, то у впровадженні автоматизованої системи в принципі мало сенсу.
Відсутність контрольних процедур у системі
Щоб уникнути багатьох проблем, варто максимально нівелювати людський фактор в облікових системах. Зробити це можна за допомогою досить простих контрольних процедур, зашитих у функціонал самого ІТ-рішення. Однак про таку потребу згадують далеко не завжди.
Наприклад, щоб не пропустити тихе підвищення ціни на певний товар постачальниками, достатньо внести в систему умови договорів та закласти функцію відстеження епізодів введення відмінної від договору ціни товару під час оформлення прийомки. Тоді система сповістить про невідповідність та заблокує процес проведення документів на оплату до прояснення обставин.
За допомогою схожих процедур можна контролювати, наприклад, роботу співробітників, терміни придатності продуктів та фактичні залишки на складі.
Щоб автоматизація магазину роздрібної торгівлі принесла очікуваний результат, варто обирати систему відповідно до поточних можливостей бізнесу та з урахуванням майбутнього масштабування, стежити за якістю сирих даних, закладати у систему необхідні контрольні процедури та детально аналізувати продажі. Саме такий підхід гарантує, що гроші на автоматизацію будуть витрачені недаремно.
Може здатися, що це досить очевидні речі. Але практика показує, що описані помилки повторюються щоразу, незалежно від досвіду та масштабів бізнесу. Буває, що торгова компанія вже розрослася до рівня мережі, але її довідники так само містять помилки та дублі. Але тепер це вже не маленький недолік в рамках одного магазину, а колосальна проблема в масштабах цілої роздрібної мережі. Чим більший бізнес, тим складніше виправити наслідки невірних рішень, прийнятих на початку автоматизації.