Как эффективно распределить рабочее время

Эффективное распределение рабочего времени может помочь делать максимум и не засиживаться в офисе до ночи. О лучших стратегиях для повышения личной продуктивности рассказывает РБК.pink.

Оформите рабочее место

Чем комфортнее окружающее пространство, тем лучше вы себя чувствуете и тем эффективнее работаете. Вам нужно удобное кресло, которое будет поддерживать спину, экран на уровне глаз (настройте яркость изображения, чтобы она не «била» по глазам), чистый незахламленный стол и качественное освещение. Последнее особенно важно, потому что свет взаимодействует с нашими внутренними часами и помогает оставаться бодрым. Если заполучить место у окна нет возможности, используйте лампу дневного освещения и несколько раз за день выходите на улицу.

А еще украсьте рабочее место чем-то приятным: цветком, фотографиями, стильным аксессуаром. Это может повысить продуктивность аж на 15%.

Дорога в офис съедает часть свободного от работы времени. Лучшее, что можно сделать, — это заполнить ее чем-то приятным или полезным. Можно бегло проверять почту, сортировать сообщения и помечать звездочкой самые важные — так вы еще до прихода в офис определитесь, стоит ли начинать рабочий день с ответов на письма. Кроме того, в метро или в пробках можно составлять список дел на день, готовиться к встречам, устраивать мозговые штурмы.

Другой хороший вариант — использовать время в дороге для саморазвития и образования, слушать подкасты или аудиокниги по интересующей теме. Наконец, можно представить путь от дома до офиса и обратно как место для переключения режимов. С утра настраивать себя на рабочий лад — обдумывать масштабные профессиональные цели, визуализировать идеальный день в офисе и строить планы. По дороге домой использовать дыхательные практики, чтобы восстановить силы, планировать вечер, обдумывать жизненные стремления.

Почта — один из главных пожирателей рабочего времени. Сотрудники тратят на переписку в среднем 13 часов в неделю — это больше двух часов в день! Поэтому важно заранее планировать свое расписание и выделять в нем ограниченное количество времени для работы с почтой. Составлять план дня можно накануне или первым делом с утра. В любом случае лучше делать это до начала самой работы, чтобы не погрязнуть в текущих мелких задачах.

Один из самых эффективных способов планирования — группировать похожие дела вместе и бронировать для них время в календаре. Начинать лучше с самых сложных, важных и трудоемких дел (обычно они же самые неприятные) — тогда вы точно успеете с ними разобраться в срок. А вот задачи, которые вы используете для прокрастинации, оставить напоследок. Обычно прокрастинируют с помощью разбора почты и документов, сортировки файлов — это создает иллюзию занятости, пока действительно важные проекты стоят на месте.

Попытки делать несколько дел одновременно снижают продуктивность на 40%. Поэтому постарайтесь фокусироваться на выполнении одной задачи за раз. Специалисты рекомендуют планировать на каждый день три важных дела и выстраивать свое расписание вокруг них. Можно пойти еще дальше и в понедельник распланировать всю неделю — по три главных задачи на день. Такой подход позволяет фокусироваться на стратегически важных вещах и не «тонуть» под ворохом текущих мелких дел и входящих запросов. В конце недели вы увидите прогресс и почувствуете удовлетворение от проделанной работы.

Хотя бы постарайтесь их минимизировать. Исследования показывают, что офисные сотрудники тратят суммарно до двух часов в день на то, чтобы заново сфокусироваться на задаче после того, как их отвлекут. Принимаясь за работу, отключите уведомления на телефоне и закройте лишние вкладки в браузере и почту (открывайте только между задачами или в конкретные часы). Используйте метод помидора: 45 минут концентрированно работайте и 15 отдыхайте.

Можно договориться с коллегами: когда вы в наушниках, вас стоит отвлекать только по очень важным и неотложным вопросам.

Чтобы хорошо работать, нужно качественно и регулярно отдыхать — это помогает вовремя восстанавливать силы и служит лучшей профилактикой выгорания. Делайте перерывы хотя бы каждые полтора-два часа. Используйте их грамотно. Выходите на улицу, чтобы подышать свежим воздухом, получить необходимую дозу дневного света и размяться. Двигайтесь: делайте гимнастику для глаз, рук и спины прямо на рабочем месте, пользуйтесь лестницами, один раз в день выходите на прогулку. Старайтесь не манкировать полноценным обедом. И не работайте по 10 часов в сутки — в таком режиме ваша продуктивность будет падать, а физическое и ментальное здоровье начнут ухудшаться.

Если вы понимаете, что даже с самым грамотным планированием и использованием всех популярных способов повышения продуктивности вы не успеваете выполнять работу за стандартные восемь часов в день, обсудите эту проблему с руководством. Возможно, на вас действительно взвалили слишком много. Конечно, можно продолжать работать на износ. Но быть эффективным сотрудником не значит выжимать из себя максимум. Гораздо важнее грамотно распределять время и расставлять приоритеты. Иногда для этого нужно сбавить обороты и отказаться от какого-то проекта. Но в перспективе вы от этого только выиграете, ведь чем больше у вас здоровья и сил, тем больше интересных задач вы сможете решить в будущем.