Для того, чтобы правильно организовать работу магазина и сэкономить драгоценное время, вам нужно четко представлять, как устроены бизнес-процессы в розничной торговле.
Для оптимальной работы магазина вам понадобятся:
- администратор;
- кассир (или несколько во главе со старшим кассиром);
- товаровед;
- оператор.
В небольшом магазине некоторые должности может совмещать один и тот же человек.
Поступление товара
Взаимоотношения с поставщиками очень важны. Вы должны научиться правильно выбирать компании, которые в будущем будут поставлять вам товар. При этом необходимо учитывать не только саму ценовую политику компаний, но и удобство сотрудничества в целом, например, скорость доставки товара или возможность его возврата в случае окончания сроков реализации.
Как организовать поступление товара
1. Поставщик доставляет товары в магазин. Каждая партия сопровождается документацией: накладная, счёт-фактура и сертификат качества. Оператор сверяет количество товара с документами, принимает и отправляет его на склад.
2. Администратор рассчитывает розничные цены для поступившего товара. Цена вносится в приходную накладную и тоже передаётся оператору.
3. Оператор считывает штрихкоды товаров с помощью сканера или терминала сбора данных, и если какого-то наименования нет в базе, то для него создаётся новая карточка. Он вносит реквизиты поставщика и проверяет изменение цен по сравнению с предыдущей поставкой. При необходимости выполняется переоценка и составляется соответствующий акт. Оператор отправляет ценники на печать.
4. В конце смены или своего рабочего дня оператор должен сформировать товарный отчёт и сверить его с бумажными накладными. Эта документация передаётся в бухгалтерию, попутно туда же производится экспорт первичной документации в электронном виде.
5. Если заводского штрихкода нет, то на принтере этикеток распечатывается новый и наносится на каждую из упаковок товара.
6. Далее администратор формирует заявку на товар, который необходимо вынести в торговый зал. На протяжении одной рабочей смены может быть сформировано несколько таких заявок.
7. Продавцы и грузчики выносят нужную продукцию, и остаётся лишь выполнить расстановку ценников.
Возврат товаров поставщику
1. Причиной возврата всей партии или единичного товара может стать низкое качество продукта и его несоответствие прилагаемым сертификатам качества. Второй повод — просрочка товара на складе или в торговом зале.
2. Правда, в таком случае возможность возврата должна быть оговорена заранее в договоре.
3. Решение о возврате принимается товароведом, если его в штате нет, то продавцом, и согласовывается с администратором. После этого формируется возвратная накладная, в которой указывается полный перечень отправляемого обратно товара, количество единиц, цена и общая сумма.
4. Формирует накладную оператор, и после она отправляется на подпись ответственному лицу (администратору).
5. После возврата накладная проводится в системе, товар списывается с остатков. Бумажный вариант накладной оператор прикрепляет к товарному отчёту и сдаёт в бухгалтерию.
Реализация товара
1. В конце дня старший кассир закрывает смену на каждой из касс и снимает на них Z-отчёты.
2. Оператор закрывает кассы в системе, после чего данные о продажах за смену поступают в товароучетную систему. Анализируя информацию о продажах, а также остатках на складе, товаровед может достаточно точно сформулировать заказы поставщикам.
Инвентаризация
Актуальность остатков очень важна для работы любого магазина. Без них невозможно сформировать точные заказы для поставщиков и даже вычислить эффективность работы предприятия в целом. Именно поэтому инвентаризацию необходимо проводить минимум раз (а то и два) в квартал. А состоит она из таких процессов:
1. Первый этап — подготовка к переучёту. Штучный товар выравнивается в стопках на полках, а весовой оснащается этикетками с массой. Это упрощает последующие подсчёты.
2. Актуальная база данных выгружается администратором в терминалы сбора данных (далее ТСД).
3. Инвентаризацию склада проводит товаровед и кладовщик.
4. После окончания подсчётов, администратор выгружает данные из ТСД и на основе них формирует два инвентаризационных документа: количественный и суммовой. Следом распечатывается ведомость сверки, отображающая разницу между фактическим наличием продукции и её количеством в базе данных. После оприходования описанных выше инвентаризационных документов остатки в базе данных начинают соответствовать фактическим.
5. Данные и отчёт о переучёте передаются руководству, для принятия последующих решений.
Ответственные лица
В случае недостачи или сильной пересортицы товаров сотрудники могут быть оштрафованы. Излишки товаров на складе или в торговом зале чаще всего появляются из-за халатного отношения или невнимательности продавца, либо кладовщика.
Эдуард Сайфуллин. Источник: Сrystals.ru